Nawet w dzisiejszej erze rewolucji informatycznej utrzymywanie bogatych wielostronnych kontaktów z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi wymaga nie tylko znajomości najnowszych rozwiązań teleinformatycznych oraz etykiety sieciowej, ale i znajomości podstawowych zasad tradycyjnej etykiety biznesowej.
Komunikowanie jest jednym z głównych procesów organizacyjnych. Zapewnia on przetrwanie i rozwój każdej organizacji albowiem bezpośrednio warunkuje prawidłowy przebieg podstawowych funkcji zarządzania tj. planowania, organizowania, przewodzenia, motywowania i kontrolowania. Kompetencje komunikacyjne oraz informacyjne są niezbędne uczestnikom organizacji do działania w ramach przydzielonych im ról oraz do wytworzenia między nimi lub pomiędzy nimi a otoczeniem nici porozumienia i ducha współpracy. Szczególnych zdolności komunikacyjnych wymaga się od przełożonych na wszystkich szczeblach hierarchii organizacyjnej oraz pracowników wpływających na kształt bezpośrednich kontaktów z otoczeniem zewnętrznym. Nawet w dzisiejszej erze rewolucji informatycznej utrzymywanie bogatych wielostronnych kontaktów z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi wymaga nie tylko znajomości najnowszych rozwiązań technologicznych i etykiety sieciowej, ale i znajomości podstawowych zasad tradycyjnej etykiety biznesowej.
Wirtualna rzeczywistość, również dla właścicieli i pracowników firm internetowych, stanowi przecież w większości przypadków jedynie fragment sfery otoczenia, w którym funkcjonują. Dzieje się tak nie tylko za sprawą nieco przestarzałych w niektórych krajach przepisów prawnych, które często nie dopuszczają elektronicznej formy dokumentów. Najistotniejszą przyczyna tkwi w nas samych. Często podświadomie, broniąc się przed całkowitym zdehumanizowaniem życia dążymy do kontaktów nie tylko z wykorzystaniem coraz to bardziej nowoczesnej infrastruktury telekomunikacyjnej. Po prostu, spotykamy się ze sobą – w biurze, na targach, na konferencjach, podczas imprez biznesowo – towarzyskich.
Nowe relacje
Jednym z warunków uczestniczenia w życiu biznesowym i towarzyskim jest posiadanie umiejętności podtrzymywania dobrych relacji i nawiązywania nowych. Ich początkiem są rytuały powitania i przedstawiania. Pierwszy z nich omówiono szczegółowo w artykułach ‘Na powitanie’ i ‘Dopełnij rytuału powitalnego’. Teraz pora na przedstawianie.
Podobnie jak w kwestii gestów powitalnych przy przedstawianiu obowiązuje zasada starszeństwa. Osobę niższą rangą przedstawia się osobie wyższej rangą, a mężczyznę – kobiecie. Nie ma reguł bez wyjątków. Zgodnie z międzynarodowym protokołem dyplomatycznym osobom takim jak przełożeni męża, monarchowie, członkowie rodzin panujących, generalicja, dostojnicy państwowi i kościelni przedstawia się pozostałych, niezależnie od płci i wieku. Akt przedstawiania ma jednostronny przebieg w przypadku osób o szczególnie wysokiej pozycji. Jedynie wobec nich dokonuje się prezentacji pozostałych. Osoba wchodząca ostatnia do pomieszczenia winna być przedstawiona tym, którzy są już w nim obecni. Reguły te obowiązują zarówno podczas przedstawiania przez osobę trzecią, jak i wtedy, gdy prezentacji dokonuje się samemu.
Podczas spotkań na niwie towarzysko – biznesowej podaje się nazwisko i imię oraz krótką informację o reprezentowanej organizacji. Podczas samodzielnej prezentacji, podobnie jak na spotkaniach o charakterze czysto towarzyskim, nie podaje się tytułów naukowych, kurtuazyjnych czy zawodowych. Informacje o najlepszym z nich winna natomiast zawierać formułka przedstawiania przez osobę w danej sytuacji upoważnioną do tego, czyli na przykład mistrza ceremonii, szefa protokołu czy gospodarza spotkania.
Nie przedstawiona, anonimowa osoba właściwie nie uczestniczy w życiu biznesowo – towarzyskim. Po przedstawieniu prawo do ewentualnego rozpoczęcia konwersacji przysługuje osobie starszej rangą.
Sposób bycia to ważki element kultury osobistej. Niejednokrotnie to właśnie obycie towarzyskie decyduje o sukcesie na niwie zawodowej i towarzyskiej.
Maya Kowalczyk
Autorka ukończyła Uniwersytet Medyczny w Katowicach, podyplomowo zarządzanie i marketing na rynkach zagranicznych GWSH / Europäische Akademie für Führungskräfte Stuttgart, handel zagraniczny na Uniwersytecie Ekonomicznym w Katowicach, The American Academy Kaplan oraz studia magisterskie na kierunku zarządzanie, specjalność zarządzanie przedsiębiorstwem europejskim w Śląskiej Wyższej Szkole Zarządzania w Katowicach ( dyplomy z wyróżnieniami ).