Pierwsze bilety wizytowe pisano odręcznie na jedwabiu bądź papierze ryżowym. Dziś niektóre firmy także nie drukują i nie tłoczą ich na kartonikach. Idąc z duchem czasu decydują się na nowocześniejsze i bardziej innowacyjne formy wizytówek, na przykład zapis elektroniczny na przenośnej pamięci USB, kody matrycowe czy też miniaturowe makiety.
Pierwsze bilety wizytowe pojawiły się na Dalekim Wschodzie na długo przed wynalezieniem druku. Dzięki wyprawom Marco Polo pisane odręcznie na jedwabiu i papierze ryżowym bilety wizytowe mandarynów zawitały do Wenecji. Podróżnik ten był jednym z pierwszych przedstawicieli ludzi Zachodu, którzy podróżując Jedwabnym Szlakiem dotarł do Państwa Środka. Także dzięki niemu do Europy dotarły pierwsze informacje o Japonii.
Jedne z pierwszych odnalezionych biletów wizytowych o XV – wiecznym rodowodzie pochodzą z Chin. Na Starym Kontynencie rozpowszechniły się dwa wieki później. Powszechnie posługiwano się nimi na dworze Ludwika XIV. Jak sama nazwa wskazuje były one wykorzystywane podczas wizyt i rewizyt. Gdy gospodarze byli nieobecni pozostawiano je na tacy przy wejściu. Bilety wizytowe szybko stały się jednym z podstawowych narzędzi etykiety, a ich wymiana została obwarowana wieloma wyrafinowanymi regułami. Arystokraci rodem ze Stanów Zjednoczonych przejęli te praktyki z brytyjskiej oraz francuskiej etykiety. Karty wizytowe z tego okresu ozdabiane były licznymi ornamentami oraz herbami. Kiedy na początku XVII w. karty handlowe pojawiły się po raz pierwszy w Londynie, szybko, prócz nawoływań naganiaczy, stały się reklamą ich produktów. Zawierały także mapy nieoznakowanych wówczas numerami ulic Londynu, co miało ułatwiać potencjalnym kontrahentom dotarcie do wybranego kupca. Do dziś wizytówki są ważkim elementem identyfikacji wizualnej firm oraz pracujących w nich biznesmenów. Dzisiejsze wizytówki biznesowe powstały w wyniku fuzji tradycyjnych kart handlowych oraz biletów wizytowych. Do dziś do ich podstawowych funkcji należy dostarczanie podstawowych informacji o osobie i reprezentowanej przez nią instytucji, pomoc w nawiązywaniu i utrzymywaniu kontaktów, a także przekazywaniu półurzędowych informacji. Wizytówka może na przykład zastępować kartę zaproszeniową czy list.
Wizytówka
Zgodnie z obowiązującym nadal protokołem biznesowym papier na wizytówkę służbową winien być biały i gładki, układ tekstu poziomy, a druk prosty. Treść winna ograniczać się do danych umożliwiających kontakt z daną osobą. Jedynie kadra zarządzająca wyższego szczebla nie podaje nań numeru telefonu komórkowego, faksu czy adresu poczty elektronicznej, gdyż w tym przypadku kontakt następuje poprzez sekretariat. Zarówno treść, kształt, faktura, materiał, jak i proces wymiany wizytówek obwarowane są ścisłymi regułami zawartymi w etykiecie biznesowej. Dobrze funkcjonujący protokół to taki, który nie narzucając się zabezpiecza prawidłowy przebieg każdego wydarzenia. Stąd też niektóre z firm traktując go, ze względu na zawarte w nim tradycyjne zasady, jako instytucję nieco bezdusznie zakorzenioną w przeszłości decyduje się na nowocześniejsze i bardziej innowacyjne formy wizytówek. ‘Innovatio’ to z łaciny odnowienie, odświeżenie. Firmy te, najczęściej amerykańskie i japońskie, wykorzystują zamiast papieru kody matrycowe, których odczyt pozwala na zdobycie szerszych wiadomości o firmie, zapis elektroniczny na płytach CD i przenośnej pamięci USB oraz miniaturowe makiety. Od takich innowacji stronią raczej firmy brytyjskie czy niemieckie. Czy tradycyjna, czy nowoczesna najważniejsze by wizytówka zawierała aktualne dane.
Rytuał wymiany wizytówek
W Japonii rytuał wymiany wizytówek następuje po przedstawieniu się i wymianie powitalnych ukłonów czy uścisków dłoni. To bardzo pomocny obyczaj, zwłaszcza, gdy prowadzi się rozmowy handlowe z osobami o trudnych do zapamiętania imionach i nazwiskach reprezentujących firmy o obco brzmiących nazwach. Jego pochodną jest pozostawianie wizytówki w recepcji lub sekretariacie by moc być prawidłowo zaanonsowanym. Amerykanie uważają wizytówki za źródło przyszłych informacji. Dużą wagę przykładają do ich szaty graficznej, a szczególnie wizualizacji w formie logotypu. Wymieniają je bez żadnych specjalnych rytuałów. Zarówno w Ameryce, jak i w Europie wizytówki wręcza się dyskretnie po zakończeniu spotkania. Inicjowanie ich wymiany należy do gości i osób stojących wyżej w hierarchii służbowej. Reguła starszeństwa obowiązuje także w kwestii prowadzenia korespondencji za pomocą kart wizytowych. Dopuszczalne jest to jedynie między osobami utrzymującymi oficjalne stosunki i zbliżonymi rangą. Wyjątkiem jest przesyłanie za ich pomocą zaproszeń. Otrzymanie wizytówki z życzeniami bądź gratulacjami z okazji święta firmowego czy państwowego obliguje do przesłania własnej z podziękowaniami. Kreśląc na bilecie wizytowym tekst półurzędowy używamy pierwszej osoby. W stosunkach towarzysko – biznesowych używa się trzeciej osoby lub formy bezosobowej. Pisanie tekstu należy rozpocząć na pierwszej stronie biletu.
Po otrzymaniu wizytówki winno się ją przeczytać i dopiero wtedy schować do specjalnego etui. Dobry ton nakazuje by traktować ją z należnym szacunkiem. Nie należy więc po otrzymaniu biletu wizytowego wrzucać go, bez zapoznania się z jego treścią, do kieszeni czy torebki.
W Kraju Wschodzącego Słońca, Chinach i Singapurze wizytówki podaje się obiema rękami, odpowiednią stroną ku górze. Na Bliskim Wschodzie, w Afryce oraz w południowo – wschodniej części Azji wizytówki należy podawać tylko i wyłącznie prawą ręką. Osoby utrzymujące kontakty handlowe z zagranicą bądź obracające się w środowisku wielokulturowym i wielojęzycznym winny posiadać wizytówki z tekstem nie tylko w rodzimej wersji językowej, ale także w języku partnera biznesowego. Mimo, że wiele zagranicznych podręczników savoir – vivre’u dopuszcza język angielski i drukowane obustronnie wizytówki w dwóch wersjach językowych to nadal rozwiązanie to nie jest uważane za eleganckie. Prócz kilku wersji językowych warto posiadać różne rodzaje biletów wizytowych tj. osobiste, prywatne, urzędowe oraz firmowe.
Standardowe wymiary wizytówek amerykańskich to 89 mm × 51 mm. Brytyjczycy, Niemcy i Szwajcarzy mają najczęściej wizytówki o wymiarach 85 mm × 55 mm. Francuskie bilety wizytowe wymieniane zamiast kart wizytowych i listów mają wymiary 128 mm × 81 mm.
Wizytówka to część wizerunku firmy. Od jej wyglądu nierzadko zależy czy posiadacz wizytówki będzie postrzegany jako osoba godna zaufania, z którą warto podjąć dalsze pertraktacje biznesowe. Mimo postępującej wirtualizacji wszelkich aspektów życia współcześni biznesmeni posługują się wizytówkami by zaistnieć w świadomości partnerów biznesowych. Postępująca globalizacja sprawiła, że wizytówki służbowe są swego rodzaju pomostem międzykulturowym. Są one bowiem jednym z czytelniejszych obrazów procesu zacierania się różnic kulturowych.
Maya Kowalczyk
Autorka ukończyła Uniwersytet Medyczny w Katowicach, podyplomowo zarządzanie i marketing na rynkach zagranicznych GWSH / Europäische Akademie für Führungskräfte Stuttgart, handel zagraniczny na Uniwersytecie Ekonomicznym w Katowicach, The American Academy Kaplan oraz studia magisterskie na kierunku zarządzanie, specjalność zarządzanie przedsiębiorstwem europejskim w Śląskiej Wyższej Szkole Zarządzania w Katowicach ( dyplomy z wyróżnieniami ).