Wear your Client’s shoes – jak dotrzeć do Klienta biznesowego i sprzedać usługi konferencyjne. Rynek spotkań biznesowych stale rośnie. Aby sprostać narastającym wymaganiom firm, hotele wyposażone w obiekty konferencyjne inwestują w modernizację infrastruktury oraz innowacje, by sprostać oczekiwaniom Klientów biznesowych. Starają się ich przyciągnąć zarówno ciekawymi ofertami konferencyjnymi, jak i rekreacyjnymi. Zdaniem ekspertów Hotelu Narvil Conference & Spa ważne jest poznanie potrzeb Klienta i przygotowanie się do rozmowy z nim jeszcze przed przedstawieniem oferty. W ten sposób łatwiej jest spersonalizować ofertę, zainteresować oraz pozyskać Klienta.
Jak dotrzeć do klienta biznesowego?
Dotarcie do Klienta biznesowego wiąże się z umiejętnością poszukiwania miejsc, w których poszukuje on potencjalnego partnera biznesowego. Coraz więcej osób szukając oferty konferencyjnej korzysta z sieci i porównywarek obiektów hotelowych, gdzie sprawdzają czy dany obiekt spełnia wymagane kryteria. Jednak kontakt telefoniczny czy mailowy nigdy nie zastąpi bezpośredniego kontaktu z Klientem. „Kładziemy nacisk na monitorowanie konkretnych branż, firm z największym potencjałem konferencyjnym oraz działań konkurencji. Aktywnie obserwujemy rynek i pobieramy możliwie najwięcej danych z wielu źródeł. Stworzenie skutecznego działu sprzedaży aktywnej, który poszukuje nowych Klientów z jednoczesnym utrzymywaniem kontaktu ze stałymi Klientami było priorytetem w naszym Hotelu. Przygotowując ofertę stawiamy na ideę „Wear your Client’s shoes”. Staramy się postawić w roli Klienta i zebrać jak najwięcej informacji o tym, czego potrzebuje i jaki cel pragnie osiągnąć. To pozwala na przygotowanie oferty, która w sposób efektywny i optymalnie skosztorysowany pozwoli na uzyskanie obopólnych korzyści Klienta, jak i Hotelu w relacji win-win” – mówi Grażyna Kowalczyk, Dyrektor Generalny Hotelu Narvil, Hotelarz roku 2014.
Pozyskiwanie klienta biznesowego
Klienta przekonać jest niezwykle trudno, działy sprzedaży aktywnej muszą poszukiwać nowych sposobów na pozyskanie Klienta. Znajdują potencjalnych Klientów nie tylko przez sieć, czy telefonicznie, ale również podczas targów, branżowych wydarzeń, czy podczas spotkań na business mixerach. Ważne jest długoterminowe planowanie, analizowanie na bieżąco informacji, aktualizacja danych z rynku. „Pracę działu sprzedaży warunkuje konkurencja oraz Klienci i ich skłonność do wcześniejszego planowania wydarzeń. Budżet Hotelu Narvil opracowywany jest na rok bieżący, a rewidowany jest co 7 dni szczegółowo na kolejne pół roku w przód. To jednak nie oznacza, że nasz biznesowy wzrok sięga jedynie do końca danego roku. O duże kontakty należy starać się nawet rok wcześniej, a o duże kongresy nawet 2 lata wcześniej” – mówi, Beata Osuch, Kierownik Działu Sprzedaży MICE Hotelu Narvil. W przypadku, gdy Klient jest zainteresowany ofertą należy próbować sprowadzić go do obiektu, aby mógł na własne oczy przekonać się o jego zaletach. Najczęściej jednak Klienci dopiero po porównaniu kosztorysów z kilku obiektów zwracają się z prośbą o zaaranżowanie spotkania. Klienci biznesowi oczekują od hotelu pełnego przygotowania oraz profesjonalizmu. Podczas organizowanych spotkań biznesowych, zwracają uwagę na dobre zaopatrzenie technologiczne sali konferencyjnych oraz wsparcie w trakcie wydarzenia. „Hotele biznesowe muszą zaskakiwać. Każdego roku muszą urozmaicać swoją ofertę, jeżeli chcą utrzymać wiodącą rolę na rynku. Tego oczekują Klienci, a zadaniem obiektu jest osiągnięcie zarówno swoich celów, jak i celów biznesowym Klienta. Tylko taki hotel ma szansę stać się liderem rynku” – przekonuje Grażyna Kowalczyk. Gościa biznesowego do hotelu przyciągają też ludzie. Bardzo dużo zależy od zespołu, który pracuje w danym miejscu. To z nim tworzy się przestrzeń do wspólnego biznesu. Inspirujące miejsce o odpowiedniej infrastrukturze to dobrze przygotowany materiał do realizowania zróżnicowanych celów biznesowych.
Angażowanie Klienta w niskim sezonie
W niskim sezonie zyskują obiekty, które mają do zaoferowania coś więcej niż jedynie zaplecze konferencyjne i technologiczne obiektu. To okres, w którym ważne jest wykorzystanie otoczenia i infrastruktury Hotelu. Wplatanie niestandardowych usług w okresie letnim do oferty dla Klienta biznesowego to standardowe działanie Hotelu Narvil. „Posiadamy niezwykle bogate zaplecze usług niestandardowych. Zawdzięczamy to bliskości natury oraz rzeki Narew. To wyróżnia nasze usługi na tle konkurencji. Klienci latem zyskują u nas nowe możliwości aranżacji zarówno części rozrywkowej jak i samego spotkania z wykorzystaniem wszechobecnej zieleni oraz wody. Latem dodatkowe usługi w postaci plenerowych kolacji, kina letniego, wodnych atrakcji na rzece, czy dyskoteki dla grupy na plaży. Dodatkowo śledząc światowe trendy otworzyliśmy pod koniec ubiegłego roku Studio Aruana – kreatywną i designerską przestrzeń kulinarną, stworzoną z myślą o inspirujących spotkaniach biznesowych” – mówi Grażyna Kowalczyk. Sama forma oferty jest ujednolicona i nie różni się w zależności od pory roku. Standaryzowana oferta jest jedynie zmieniana pod kątem merytorycznym. Niski sezon wymusza obniżenie stawek, a obiekty chętniej negocjują ceny i rezygnują z pozycji w kosztorysie, które w sezonie wysokim standardowo podlegają opłacie.
***
Hotel Narvil Conference & Spa – to licznie nagradzany nowoczesny 4-gwiazdkowy hotel, położony tylko 40 min od centrum Warszawy w zaciszu zieleni nad brzegiem rzeki Narew. Architektura budynku oraz wnętrza wpisują się i nawiązują designem do otaczającej go natury. Inwestycja powstała przy wykorzystaniu w pełni polskiego kapitału. Bazuje na wiedzy i doświadczeniu polskich ekspertów ds. biznesu i hotelarstwa. Hotel Narvil cechuje niestandardowe podejście do realizacji potrzeb klientów- inspiruje przebywających tu Gości biznesowych i prywatnych, wyznacza trendy dla branży. Oferta skierowana jest zarówno do klienta konferencyjnego jak i indywidualnego. Hotel proponuje liczne atrakcje począwszy od nowoczesnego i designerskiego Niagara SPA, poprzez m.in.: basen, salę fitness, kręgle, korty do squasha i tenisa, plażę, miejsca grillowe czy piknikowe. Na gości hotelowych czeka 90 km oznakowanych ścieżek rowerowych i pieszych biegnących wśród okolicznych lasów i wzdłuż rzeki Narew, przystań wodna dla amatorów żeglarstwa i sportów wodnych oraz liczne atrakcje dla dzieci. Narvil to także jedna z najlepszych kuchni w Polsce. Mieszcząca się tam restauracja Aruana otrzymała wiele nagród i wyróżnień polskich oraz międzynarodowych. Obiekt posiada 332 nowoczesne pokoje i apartamenty oraz centrum kongresowo-konferencyjne z 33 salami konferencyjnymi wyposażonymi w najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne. Przestrzeń konferencyjna to 4000 tys. mkw. powierzchni mieszczących do 1900 osób. Hotel Narvil to polski lider w branży, zdobywca wielu prestiżowych nagród w tym: Hotel Roku 2014 wg: HRS.pl., Newsweek i Forbes, TOPHOTEL 2014, Najlepszy Hotel z Pomysłem, Doskonałość Roku 2014, Najlepszy Debiut na Rynku oraz Najlepszy Hotel 4-5*.
Fot. Hotel Narvil: Grażyna Kowalczyk, Dyrektor Generalny Hotelu Narvil