Badania nad polskim biznesem dowodzą, że wiele rzeczy jest u nas przestarzałych – od systemów zarządzania po sposoby segregacji odpadków. W wielu przedsiębiorstwach dominuje system niemal feudalny, a innowacje, choć się pojawiają, często giną w morzu starych nawyków, „bo tak zawsze robiliśmy i dawało to sukces.
Tak naprawdę zachodnie trendy przeszczepiane są u nas powoli, a nowoczesne rozwiązania stosują głównie zagraniczne korporacje lub duże firmy, które stać na coaching pracowniczy. Mniejsze, rodzime biznesy często przez wiele lat popełniają te same błędy – poniżej lista kontrolna, która pozwoli Ci sprawdzić, czy przypadkiem w Twojej firmie także one nie występują.
1. Brak właściwej komunikacji
Brak jasnej komunikacji to podstawowa bolączka większości przedsiębiorstw. Jeśli w Twojej firmie pracownicy boją się przyjść i zgłaszać uwagi – to znaczy, że ta dziedzina jest problematyczna. W większości polskich firm nadal panuje przekonanie, że kadra zarządzająca ma zawsze rację, a szeregowi pracownicy to lenie, których trzeba pilnować na każdym kroku. Czy wiesz, co Twoi podwładni uważają za najsilniejszą stronę, a co za najsłabszą stronę Twojego działu/przedsiębiorstwa? Czy zapytałeś ich kiedyś, co by zmienili albo czy mają jakieś pomysły na usprawnienie w pracy?
Co warto zmienić w firmie, by poprawić komunikację? Możliwych działań jest ogrom, warto je skonsultować najpierw z doświadczonym doradcą. W niektórych przypadkach pomocne jest przeorganizowanie całego biura (obecnie przy projektowaniu biur bierze się pod uwagę takie ustawienie mebli, by sprzyjały bezpośrednim kontaktom zespołu. Takie rozwiązania oferuje na przykład toruńska Fabryka Mebli Biurowych Wuteh: www.wuteh.com.pl), w innych wystarczą regularne spotkania.
2. Brak procedur
Wiele firm nie posiada ich wcale lub ma je bardzo przestarzałe. Tymczasem stworzenie ścieżki rozwiązywania poszczególnych problemów ułatwia znacznie pracę i skraca czas potrzebny na wykonanie danego zlecenia. Zobowiązanie pracowników do przestrzegania listy wymagań, jasne określenie poszczególnych czynności, przypisanie roli zespołom albo poszczególnym pracownikom to szybka ścieżka do usprawnienia pracy. Pilot samolotu, zanim wystartuje, musi sprawdzić listę kontrolną, ma ona zwykle kilkadziesiąt pozycji. Dzięki tej liście udało się zmniejszyć znacząco liczbę katastrof lotniczych niemal do zera. Zastanów się, czy w Twojej firmie także nie ma działań, które można spisać krok po kroku i kazać pracownikom działać według rozpiski. Po jakimś czasie taka procedura wejdzie wszystkim w krew. Nie zapominaj tylko o jednym – procedury trzeba także kontrolować, by były aktualne.
3. Bezmyślne przeszczepianie wzorców
Jakiś czas temu bardzo popularnym wśród polskich menedżerów przekonaniem stała się wiara w to, że regularne spotkania to podwaliny do komunikacji. Problem polega jednak na tym, że wiele z tych pracowniczych spędów to czas stracony. Podobnie jest także z innymi nowinkami na temat zarządzania zespołem, podwyższania efektywności pracy itp. Przed wprowadzeniem nowego pomysłu warto zadać sobie kilka pytań:
- Co dane działanie ma przynieść i dlaczego to robimy?
- Jakich efektów oczekuję i jak je sprawdzę?
- Kiedy uznam zmianę za dobrą i ile czasu może to zająć?
W związku z tym, jeśli nie wiesz, jaki jest cel piątkowego spotkania i na jakie efekty liczysz – nie organizuj go. Bez agendy, planu oraz celu – nie warto. Działanie powinno być celowe i pozwolić ocenić swoją skuteczność.
4. Nierealny czas wykonywania zadań i nadmierna presja
Kolejnym problemem, z którym mierzą się pracownicy polskich biur, jest nierealne oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie danego zadania. Za nim często idzie presja, zahaczająca niekiedy o mobbing. Wiąże się to z problemem numer 1 – słabą komunikacją. Zestawione razem sprawia, że pracownicy nie ufają kierownikom, kierownicy skupiają się na kontroli i egzekwowaniu nierealnych terminów, a obopólne relacje kuleją.
5. Gaszenie pożarów
Wyżej wymienione problemy często prowadzą do tego, że firma działa w systemie gaszenia pożarów, do ugaszenia których muszą się zgłosić wszyscy, bez względu na wykonywaną obecnie pracę. Takie odrywanie od zadań, zwłaszcza w celu łatania dziur po kimś innym, bardzo obniża jakość pracy oraz powoduje spadek motywacji.
Gaszenie pożarów nie pozwala także na realne zaplanowanie sobie zadań, zwłaszcza w dłużej perspektywie, a to po prostu nie pozwala rozwijać się przedsiębiorstwu.
6. Brak ewaluacji
Większość firm nie poświęca zbyt wiele czasu analizie swojej działalności, metod funkcjonowania oraz pracy poszczególnych członków ekipy. To wszystko przekłada się na brak satysfakcjonujących wyników. Wielu właścicieli firm nie umie ocenić realistycznie swojej sytuacji: nie wie, czy jest dobrze, czy jest źle, czy firma się rozwija czy niekoniecznie.
Jak zmienić to wszystko? Poniżej masz kilka zadań, które ułatwią działanie:
- stałe i jasne obowiązki – każdy w firmie powinien znać swoje miejsce i wiedzieć, co ma robić, mieć jakąś rutynę. Nawet, jeśli pracujecie nad nowymi zleceniami co tydzień, to pracownicy każdego dnia powinni wiedzieć, jakie działania i procedury ich obowiązują,
- delegowanie zadań – stwórz proces, określ kto rozdziela zadania, jak mają one być opisane (uczestnicy każdego projektu powinni wiedzieć, co mają dokładnie do zrobienia, na kiedy, jaki jest cel). Nie pozwalaj w tym aspekcie na bylejakość,
- ograniczenie przeszkadzaczy – czy naprawdę każdy pracownik firmy musi śledzić wymiany maili? Czy połowa z nich niewiele wnosi? Czy każda sprawa w firmie mailowo załatwiana jest tak, że połowa kadry kierowniczej dodawana jest do DW? A może problem jest inny – pracownicy boją się samodzielności i z każdą sprawą przychodzą do przełożonych? Warto w tym temacie postawić granicę i skończyć z częścią bezproduktywnych zachowań: wielogodzinnych spotkań, przekierowywaniu maili z osoby na osobę itp.,
- wprowadź oceny – nie chodzi o wystawianie cenzurki każdemu pracownikowi. Ale jako właściciel lub kierownik firmy musisz wiedzieć, co jak działa i co przynosi korzyści. Bez oceny poszczególnych elementów nie zyskasz nigdy realistycznego obrazu swojej firmy, nie poznasz jej słabych ani mocnych stron.
Czytaj także: http://business-relationslifestyle.blogspot.com/2016/03/6-oznak-ze-czas-na-zmiany-w-biurze.html