We współczesnym świecie opartym na handlu i usługach forma ewidencjonowania przychodów jest ściśle skorelowana ze sposobem ich uzyskania oraz klasyfikacją klienta jako osoby prywatnej (konsumenci) lub przedsiębiorcy. Podstawowym obowiązkiem, z którym boryka się większość właścicieli firm z branży gastronomicznej realizujących działania na rzecz osób prywatnych, jest kasa fiskalna do kawiarni wymagana prawnie. Jak wybrać odpowiednią? Czym się kierować podczas zakupu? Odpowiadamy!
Kasa fiskalna jest urządzeniem przeznaczonym do rejestracji oraz ewidencji wszystkich działań mających jakikolwiek wpływ na wysokość należnego podatku dochodowego i VAT. Stanowi zatem podstawową i doskonale rozpoznawalną formę rozliczeń z Urzędem Skarbowym odpowiednim dla miejsca prowadzenia działalności. Nie jest jednak rozwiązaniem pozbawionym wad. Przedsiębiorcy obawiają się wielu formalności związanych z jej instalacją oraz dalszą bieżącą obsługą. Niestety obawa przed kasą fiskalną nie zwalnia z obowiązku jej posiadania. Dotyczy to znacznej części przedsiębiorców, na których ciąży obowiązek jej posiadania już od pierwszego dnia prowadzenia sprzedaży.
Niektórzy przedsiębiorcy mogą wykorzystać przepisy, które zwalniają ich z posiadania kasy fiskalnej:
- Zwolnienie podmiotowe – to rodzaj zwolnienia polegający na spełnieniu wymagań dotyczących wysokości uzyskiwanych zarobków z tytułu prowadzonej przez siebie działalności. Opcję tę można wykorzystać w razie nieprzekroczenia granicy 20 000 zł obrotu w ubiegłym roku podatkowym (lub proporcjonalnie do czasu jej prowadzenia). Nie dotyczy to jednak usług gastronomicznych, do których zaliczamy kawiarnie.
- Zwolnienie przedmiotowe – to zwolnienie, z którego mogą skorzystać wyłącznie niektórzy przedsiębiorcy na podstawie wykluczeń zawartych w aktualnie obowiązującym prawie podatkowym. Lista niestety skraca się z roku na rok, a osób, które mogą skorzystać ze zwolnienia przedmiotowego, ubywa w szybkim tempie. Nie znajdziemy wśród nich kawiarni oraz większości pokrewnych usług.
Kasa fiskalna do kawiarni – online czy standardowa?
Aktualnie obowiązujące prawo podatkowe nie pozostawia dosłownie żadnych złudzeń – kasy fiskalne do kawiarni są wymagane. Co więcej, lokal należy wyposażyć w specyficzny rodzaj urządzenia fiskalnego, a mianowicie kasę lub drukarkę online. Kasy fiskalne online stale kontaktują się z CRK – Centralnym Repozytorium Kas, które gromadzi wszystkie dane dotyczące sprzedaży, paragonów, przeglądów, czy pracy programu kasy. Organ podatkowy ma dzięki temu dostęp do wszystkich czynności dokonanych na kasie fiskalnej na bieżąco, co ogranicza szarą strefę, a także konieczność przeprowadzania kontroli z Urzędu Skarbowego.
Jakie parametry powinna mieć kasa fiskalna do kawiarni?
Gastronomia ma specyficzne potrzeby, którym na szczęście producenci kas fiskalnych potrafią wyjść naprzeciw. Warto więc mieć rozeznanie w dostępnych opcjach, zanim zainwestuje się pieniądze w urządzenie fiskalne. Kasa fiskalna do kawiarni powinna przede wszystkim mieć funkcje takie jak:
- logowanie kartą wraz z automatycznym wylogowywaniem, co znacznie skraca czas obsługi oraz przyspiesza proces realizacji zamówień,
- obsługę wielu stolików jednocześnie, co stanowi z kolei doskonałe rozwiązanie dla większych kawiarni, w których obsługuje się symultanicznie kilka-kilkanaście otwartych rachunków,
- możliwość tworzenia całych, kompletnych i dużych zestawów gastronomicznych dopasowanych do potrzeb danego przedsiębiorcy,
- współpracę z niezbędnymi na tym rynku drukarkami zamówień, które zwiększają profesjonalność przedsiębiorcy w oczach klientów i przyspieszają wydawanie zamówień.
Ponadto kasa fiskalna powinna cechować się prostą obsługą, która zmniejsza ryzyko popełnienia błędu podczas wprowadzania danych przez kelnera w trakcie jego pracy.
Warto także zdecydować się na rozwiązanie typu POSbistro, dzięki któremu cały proces wdrażania kasy fiskalnej oraz jej bieżąca obsługa jest znacznie prostsza i mniej angażująca dla obsługi lokalu. Dzięki POSbistro można zdecydować o większości zupełnie różnych rozwiązań – wdrożyć menu online, stworzyć aplikację dla klientów, a nawet system POS dla kelnerów i POS samoobsługowy.
Tak duża liczba możliwości daje w zasadzie nieograniczoną funkcjonalność, którą skrzętnie wykorzystują nowocześni restauratorzy, chcący w wyraźny sposób zwiększyć atrakcyjność swojej firmy na rynku. Mogą sprawdzić statystyki, analizować wartość sprzedaży oraz monitorować na bieżąco wszelkie niepokojące sygnały płynące z rodzaju przyjmowanych zamówień, rentowności stolików czy zatowarowania magazynu.
Dobra kasa fiskalna do kawiarni nie stanowi wydatku zbyt dużego w stosunku do wielu korzyści, które płyną z jej zastosowania. Polecanym urządzenie jest Novitus Link Online, Novitus Next Pro Online, a także konkurencyjne urządzenia marki Posnet, w tym Bingo Online. Warto również rzucić okiem na zestawy gastronomiczne, które od razu integrują drukarki fiskalne, dotykowe ekrany POS i oprogramowanie GoPOS czy POSbistro.
Kasa fiskalna do kawiarni – czy stanowi obowiązek?
Kasa fiskalna to w kawiarni obowiązek – i to nie od dziś, a od wielu lat, gdyż siłą rzeczy usługi te realizowane są z reguły na rzecz osób prywatnych, dla których paragon stanowi jedyną formę udowodnienia dokonania transakcji. Wydruk z kasy fiskalnej zabezpiecza zatem prawa konsumenta – jest sposobem jego ochrony.
Co więcej, od stycznia 2021 roku gastronomię obowiązuje przymus instalacji kasy typu on-line. Modele klasyczne (z kopią elektroniczną paragonu) zostały wycofane z rynku na początku 2023 roku. Oznacza to, że mimo początkowych specyficznych wymagań dla gastronomii i niektórych innych branż, teraz kasy online będą jedynym wyjściem również dla przedsiębiorców, którzy dopiero stawiają swoje pierwsze kroki w świecie fiskalnym.
Partnerem artykułu jest mico.pl